Dominio, DNS ed email aziendale: la guida per non perdere sito e posta

Il dominio è l'indirizzo con cui i clienti ti trovano e con cui scrivi le email: se si perde, si perde tutto. Eppure è una delle cose che si dà più per scontate, spesso intestata a chi ha fatto il sito anni fa, con una carta di credito scaduta e una email di avviso che nessuno legge.

In questa guida spiego in modo semplice cosa sono dominio, DNS ed email aziendale, e come evitare le sorprese più dolorose.

Dominio, hosting ed email: tre cose diverse

Si tende a confonderli, ma sono servizi distinti.

• Dominio: l'indirizzo (tuonome.it). Si registra presso un fornitore, detto registrar, e si rinnova ogni anno.
• Hosting: il posto dove stanno i file del sito.
• Email: il servizio di posta (caselle come info@tuonome.it), che può stare presso un fornitore diverso dal sito.
• DNS: la "rubrica" che dice al mondo dove trovare il sito e dove consegnare la posta di quel dominio.

Quando cambi uno di questi pezzi, è quasi sempre il DNS che va aggiornato.

Chi deve intestarsi il dominio

È il punto più importante. Il dominio dovrebbe essere intestato a te o alla tua azienda, con i tuoi dati e una email di recupero che controlli davvero.

Succede spesso che sia intestato:

• all'agenzia o al freelance che ha fatto il primo sito;
• a un ex collaboratore o al socio uscito;
• a un fornitore di hosting con cui non lavori più.

In questi casi, se il rapporto si interrompe, recuperare il dominio può essere complicato e costoso. Controlla oggi chi risulta intestatario, e dove si trova l'accesso al pannello.

Il rinnovo: come non perdere l'indirizzo

La scadenza è una delle cause più banali di disastro. Prevedi:

• rinnovo automatico attivo, con un metodo di pagamento valido;
• promemoria su un'email di gruppo, non su una casella personale;
• registrazione per più anni, se vuoi stare tranquillo;
• un contatto di riserva che possa agire se la persona di riferimento non c'è.

Dopo la scadenza esiste un periodo di tolleranza, ma non conviene arrivarci: il sito e la posta si fermano subito.

Il DNS in parole semplici

Il DNS è fatto di "record", cioè righe che dicono dove puntare ogni servizio. I principali:

• A / AAAA: collegano il dominio all'indirizzo del server dove sta il sito.
• CNAME: fa puntare un nome (per esempio www) a un altro nome.
• MX: dicono dove consegnare la posta del dominio.
• TXT: contengono informazioni di verifica e di sicurezza, tra cui SPF, DKIM e DMARC.

Modificare il DNS è un'operazione delicata: un errore può rendere il sito o la posta irraggiungibili. Prima di cambiare, conviene copiare la configurazione attuale, e tenere conto del TTL, il tempo (da minuti a ore) in cui le modifiche si propagano.

Email aziendale: perché non usare una casella gratuita

Scrivere ai clienti da un indirizzo con il tuo dominio dà un'immagine più seria e ti lascia il controllo. Alcune scelte da fare:

• Dove sta la posta: un servizio dedicato o quello compreso nell'hosting. I servizi dedicati sono in genere più affidabili e flessibili.
• Quante caselle servono, e chi ha accesso a quali.
• Gli alias: indirizzi come info@ o amministrazione@ che inoltrano a persone vere.
• Cosa succede quando qualcuno lascia l'azienda: la casella e i messaggi restano all'azienda.

SPF, DKIM e DMARC: perché le email non finiscano nello spam

Sono tre controlli che i provider di posta usano per capire se un messaggio arriva davvero da te.

• SPF: elenca quali server sono autorizzati a spedire posta per il tuo dominio.
• DKIM: aggiunge una firma digitale ai messaggi, che dimostra che non sono stati alterati.
• DMARC: dice cosa fare quando i controlli precedenti falliscono (accettare, mettere in quarantena, rifiutare) e invia rapporti.

Se uno dei tre manca o è configurato male, le tue email rischiano di finire nello spam, o peggio, qualcuno può spedire messaggi falsi a nome del tuo dominio. Vale la pena farli configurare con attenzione, soprattutto se usi anche servizi esterni per spedire (newsletter, moduli del sito, fatture).

Certificato SSL e indirizzo sicuro

Il lucchetto nel browser indica che la connessione è cifrata. Il certificato SSL va attivato e rinnovato: oggi molti hosting lo fanno in automatico, ma conviene controllare che non scada. Un certificato scaduto mostra ai visitatori un avviso di sito non sicuro.

Errori comuni

• Dominio intestato a terzi senza che nessuno se ne ricordi.
• Carta di pagamento scaduta collegata al rinnovo.
• Email di avviso che arrivano a una casella non più letta.
• Modifiche al DNS senza una copia della configurazione precedente.
• Una sola persona con gli accessi, e nessun piano se non è disponibile.
• Email aziendali ospitate in un posto che nessuno controlla, magari con password debole.

Una checklist da fare oggi

1. Chi risulta intestatario del dominio? Sono io (o la mia azienda)?
2. Quando scade, e il rinnovo automatico è attivo?
3. Dove sono le credenziali del registrar, e chi le conosce?
4. Dove sta il DNS e chi può modificarlo?
5. SPF, DKIM e DMARC sono configurati?
6. Il certificato SSL si rinnova da solo?
7. Ho una copia della configurazione DNS attuale?

Perché affidarlo a me

Programmo dal 1999, con più di 300 progetti consegnati e circa 30 agenzie come sviluppatore esterno. Mi occupo di registrazione e gestione di domini, record DNS, certificati SSL e caselle email professionali, anche con SPF, DKIM e DMARC per non finire nello spam, con accessi sempre intestati a te. Lavoro da Roma e da remoto.

Se vuoi mettere ordine in dominio, DNS e posta, scrivimi: una chiacchierata di circa 20 minuti, senza impegno, e poi una proposta scritta e gratuita. Il servizio è in Hosting, server e infrastruttura cloud.